В бухгалтерии аккумулируются вся информация о движении денежных средств, продукции, имуществе, обязательствах фирмы. Это ключевое звено деятельности любого предприятия. Основными кирпичиками фундамента эффективного ведения бухгалтерского и налогового учета бизнеса являются профессиональное бухгалтерское сопровождение и грамотно организованная система документооборота.
Документооборот – это перемещением бухгалтерских и финансовых документов в организации с момента их получения, создания и до сдачи в архив на хранение. Представляет собой двухкомпонентный процесс, во-первых, - организация работы со служебными бумагами, во-вторых, одновременная запись и фиксации информации о движении документов на различных носителях. Является вспомогательной деятельностью предприятия, хотя в некоторых случаях напрямую влияет на непрерывность основного производства. Качественный документооборот способствует своевременному отражению результатов деятельности в бухгалтерской и налоговой отчетности, оказывает значительное влияние не только на эффективную деятельность организации, но и на ее финансовое благополучие в целом.
Процесс работы с документами в бухгалтерии состоит из пяти этапов: поступление служебных бумаг, их перемещение в соответствии с графиком, контроль исполнения, оперативное и последующее хранение, сдача в архив.
Организация делопроизводства - это установление правил управления, в соответствии с которыми происходит движение документов. Существует три формы документооборота: централизованная, децентрализованная и смешанная. В первом случае все происходит централизованно, в одном месте, применяется на мелких фирмах. Децентрализованная характерна для крупных холдингов, с большой сетью филиалов. Чаще всего используется смешанный тип. Все зависит от объема, организационной структуры предприятия, формы работы с документами.
Услуги бухгалтера тем эффективнее, чем лучше налажен в фирме документооборот. Прежде всего, должны быть установлены неукоснительно соблюдаемые сроки передачи первичных документов в назначенное подразделение. Регламентом, устанавливающим оптимальные сроки и очередность обработки всей бухгалтерской документации, поступающий в организации является график документооборота. Он формируется в соответствии с требованиями, содержащимися в Приказе Министерства финансов СССР от 29.07.1983 №105.. График документооборота прописывается в приложении к Учетной политике предприятия. Со сроками следует под расписку ознакомить всех сотрудник, сфера деятельности которых связана с документами.
Основные требования к бухгалтерскому документообороту:
- точность составления первичного документа в момент совершения финансово-хозяйственной операции
- передача документации в подразделение бухгалтерии в сроки, установленные в графике
- проверка бухгалтером достоверности «первички», внесение при необходимости коррективов
- составление отчетности на основе правильных цифр в соответствии с законодательством РФ
- хранение документов в архиве в течение 5 лет.
| < Предыдущая | Следующая > |
|---|